Dienstreisen steuerlich absetzen?

Allgemeines zu Reisekosten

Die Reisekosten eines Arbeitnehmers sind seine Fahrtkosten, sonstigen Lebenshaltungskosten, Unterbringungskosten und zusätzlichen Nebenkosten während der Reise. Es gibt keinen Unterschied zwischen Geschäftsreisen, Fahraktivitäten etc. Wenn während der Arbeit außerhalb des Unternehmens Reisekosten anfallen, musst du unterscheiden, ob die Reisekosten vom Arbeitgeber oder von dir (einen Teil davon) selbst erstattet werden. Im letzteren Fall kannst du das in deiner Einkommensteuererklärung (Anhang N) als einkommensabhängige Werbeausgaben geltend machen.

Wann gilt eine Reise als Dienstreise?

Um Reisekosten als Geschäftskosten abziehen zu können, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

Dies ist eigentlich eine Geschäftsreise, d.h. eine Reise zum Nutzen des Arbeitgebers. Dies umfasst beispielsweise Geschäftsreisen oder Exkursionen von Kunden, Aufgaben (z. B. Montagearbeiter), die Teilnahme an Schulungen, Konferenzen oder Kongressen sowie Besuche von Messen, Märkten oder Ausstellungen. Exkursionen, Studienreisen, Studienreisen und andere Forschungsreisen sowie Reisen von Lehrern oder Kursleitern und Klassenreisen gelten ebenfalls als Geschäftsreisen.
Du kannst mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen oder ein privates Auto für Geschäftsreisen nutzen. Wenn du das Auto des Unternehmens benutzt, gibt das Finanzamt keine steuerlichen Anreize, da alle Neben- und Zusatzkosten des Fahrzeugs vom Arbeitgeber getragen wurden.
Arbeitgeber*innen zahlen nicht für Geschäftsreisekosten. Eine Erstattung von Reisekosten muss in der Steuererklärung vermerkt oder mit den Geschäftsreisekosten verrechnet werden.

Dienstreise

Reisekosten: Kilometerpauschale oder individueller Kilometer-Kostensatz

Bei geschäftlichen Reisen kann jede*r Steuerpflichtige wählen, ob er die Pauschale für die gefahrenen Kilometer, alternativ bezeichnet als Dienstreisepauschale, oder den persönlichen Kilometer-Kostensatz zur Berechnung seiner Steuervorteile verwendet. Letzteres ist zeitaufwändiger, aber es lohnt sich für Mitarbeiter, die geschäftlich oder beruflich häufiger reisen.

Welche Verpflegungspauschalen gelten bei einer Auslandsdienstreise?

Wenn du geschäftlich ins Ausland reist, gelten für jedes Land unterschiedliche Verpflegungszulagen. Wenn du beispielsweise nach New York City in die USA reist, musst du eine Gebühr für den Ankunfts- und Abreisetag von 39 EUR zahlen. Die Verpflegungspauschale für eine 24-Stunden-Unterkunft beträgt 58 EUR (Stand 2021). Es gelten folgende Bedingungen: Für eintägige Auslandsreisen ist die entsprechende einmalige Gebühr am letzten Arbeitsplatz maßgeblich. Gleiches gilt für mehrtägige Reisen in verschiedene Länder / Regionen am Abreisetag.

Wie lange kann man Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?

Im Vergleich zu Ihren Reise-, Unterbringungs- und Reisenebenkosten werden die zusätzlichen Verpflegungskosten für langfristige Geschäftsreisen nur für die ersten drei Monate gutgeschrieben. Wenn du deine externen Aktivitäten für vier Wochen unterbrichst, kannst du die Lebensmittelkosten erneut für drei Monate abziehen. Deine Steuerbehörde betrachtet Krankheit oder einen langen Urlaub auch als vierwöchigen Urlaub.

Reisenebenkosten: Diese Kosten einer Dienstreise sind auch absetzbar

Wenn du während deiner Dienstreise berufliche Ausgaben hast, kannst du diese ebenfalls von der Steuer absetzen. Ein paar Beispiele:

Eintrittskarten (Ausstellungen, Messen etc.)
Tickets für Parkplätze
Telefone und Mobiles Netz zur Kommunikation mit dem Arbeitgeber
Reisegepäckversicherung u.v.m.

Bist du allerdings länger als eine Woche auf Dienstreise, darfst du beispielsweise die Kosten für ein 15-minütiges Telefongespräch mit deiner Familie absetzen.

Leerfahrten von der Steuer absetzen

Jeder, der auf Geschäftsreise ist und von seinem/seiner Ehepartner*in zum Bahnhof oder Flughafen gebracht wird, kann auch die Kilometerpauschale verwenden, die Hin- und Rückreise von den Steuern abzieht. Die Rückreise ohne Partner wird als “leere Reise” bezeichnet.