Es kann schnell passieren, dass ein Kunde offene Rechnungen nicht bezahlt. Dabei kann man nicht immer davon ausgehen, dass der Kunde nicht bezahlen will. Oftmals ist der Grund für eine verspätete Zahlung, dass der Kunde die offene Rechnung nicht mehr auf dem Schirm hat. In anderen Fällen kann der Kunde die Rechnung nicht begleichen. Dabei ist das Mahnwesen eines Unternehmens besonders wichtig, um überfälliges Geld von Kunden einzufordern. Wie das funktioniert, erklären wir hier.
Was ist das Mahnwesen?
Schuldet ein Kunde einem Unternehmer noch Geld, so kann der Unternehmer das überfällige Geld durch das Mahnwesen einfordern. In erster Linie wird der Kunde freundlich an die Zahlung erinnern. Danach können Mahnungen an den Kunden gesendet werden. Durch diese Mahnungen entsteht ein höherer Nachdruck, sodass der Kunde die geschuldete Summe begleicht. Mahnwesen bezeichnet letztendlich diesen Vorgang. Mitarbeiter im Mahnwesen sind demnach für das Forderungsmanagement zuständig, indem sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben, aber auch gleichzeitig Zahlungseingänge prüfen.
Wie wird das Mahnverfahren eingeleitet?
Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung ist meistens das Problem noch nicht gelöst. In vielen Fällen ist ein ordentliches Mahnverfahren einzuleiten. Zu unterscheiden ist das gerichtliche Verfahren und das außergerichtliche.
Außergerichtliches Mahnverfahren
Als Erstes sollte eine Zahlungserinnerung versendet werden, bevor es zu einer Mahnung kommt. Dabei wird zunächst auch ein neues Fälligkeitsdatum bestimmt. Wird auf diese Erinnerung nicht reagiert, folgt ein förmliches Mahnschreiben mit Nachdruck. Hier können Mahnkosten verlangt werden. In den meisten Fällen werden maximal drei Schreiben versendet. Du solltest bei der Formulierung des letzten Schreibens deinem Kunden deutlich machen, dass rechtliche Schritte folgen. Im letzten Schritt kann ein Anwalt die Mahnung verfassen oder ein Inkassodienstleister engagiert werden.
Gerichtliches Mahnverfahren
Meist kommt ein gerichtliches Mahnverfahren zum Einsatz, wenn das außergerichtliche Mahnverfahren keinen Erfolg hatte. Im besten und auch kostengünstigsten Fall wird es nicht zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen. Dieses kann sehr teuer werden. Du beantragst durch bestimmte Formulare einen Erlass des Mahnbescheids und das Gericht sendet einen Mahnbescheid an den Kunden. Du erhältst einen Vollstreckungsbescheid zur Zwangsvollstreckung, sollte der Kunde keinen Widerspruch einlegen. Gerichtsvollzieher führen daraufhin die Vollstreckung durch. Ein gerichtliches Klageverfahren kommt zum Einsatz, wenn der Kunde Widerspruch einlegt.
Wie hoch sind Mahngebühren?
Bezahlen Kunden ihre Rechnungen nicht, so kommt es für Unternehmer zu zusätzlichen Kosten. In der Regel ist die erste Mahnung noch kostenlos. Werden weitere Mahnungen erforderlich, so können Mahngebühren, welche die Kosten für Papier und andere Ausgaben abdecken, erhoben werden. Dadurch erhöht man auch den Druck. Die letzte Mahnung wird in der Regel teuer. Dabei können bis zu 10 Euro anfallen und noch Verzugszinsen fällig werden. Grundsätzlich sind die Mahngebühren nicht gesetzlich vorgeschrieben, wohingegen allerdings die Verzugszinsen geregelt sind. Im Paragrafen 288 Absatz 1 BGB ist festgelegt, dass der Verzugszinssatz zwischen fünf und acht Prozentpunkten über dem Basiszinssatz liegen darf. Das ist der Fall, wenn es keine andere Regelung dafür gibt.
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Tobias Gußmann ist Fachanwalt für Steuerrecht und Mitbegründer der Fachanwaltskanzlei GBK LEGAL. Seine langjährigen Erfahrungen im Steuerrecht untermauern seine Expertise. Durch seinen Ehrgeiz und seiner Wissbegierde kennt er sich über alle aktuellen Gesetzesänderungen und Neuheiten bestens aus. Sein Fachwissen ist für jeden seiner Mandanten eine Bereicherung.
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