Für private Fahrten mit dem Dienstwagen musst du Steuern zahlen. Für Dienstfahrten mit dem privaten Wagen erhältst du Geld zurück. Wenn du dem Finanzamt genau aufzeigen willst, wann du dienstlich unterwegs warst, solltest du ein Fahrtenbuch führen.

 

Für wen eignet sich das Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch rechnet sich für dich, wenn du beruflich viel unterwegs bist. Damit ist nicht gemeint, dass du einen weiten Weg zu deiner festen Arbeitsstätte hast, sondern dass du zu vielen verschiedene Kunden, Filialen oder Baustellen und ähnliches fahren musst.

  • Für Dienstwagenfahrer gilt: Das Fahrtenbuch lohnt sich umso mehr, je niedriger die Gesamtkosten für den Firmenwagen sind. Wenn beispielsweise das Auto bereits abgeschrieben wurde oder ein Gebrauchtwagen ist, wenn du als Arbeitnehmer die Benzinkosten selbst zahlst oder wenn du eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet hast, dann solltest du Fahrtenbuch führen. Ansonsten fährst du mit der alternativen 1-Prozent-Regelung besser.
  • Nutzt du für die beruflichen Fahrten deinen privaten Wagen, lohnt sich das Fahrtenbuch nur, wenn dein Auto sehr teuer in der Anschaffung und Unterhalt ist, sodass du auf einen Kilometer-Kostensatz von über 0,30 EUR pro Kilometer kommst.

 

Wie funktioniert ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch soll zeigen, wie viele private und wie viele berufliche Fahrten du machst. Schließlich sollest du nur für Privatfahrten mit dem Firmenwagen Lohnsteuern zahlen und nur für die Dienstfahrten mit dem privaten Wagen Steuererleichterungen bekommen. Jede einzelne Fahrt muss also getrennt nach beruflichem und privatem Zweck notiert werden.

 

Wie führe ich ein Fahrtenbuch richtig?

Ein Fahrtenbuch muss laut Einkommensteuergesetz „zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen“.

Wichtig: Mit Bleistift ausgefüllte Fahrtenbücher werden nicht anerkannt. Denn mit Bleistift eingetragene Angaben können leicht nachträglich verändert werden. Aber auch ein Fahrtenbuch, das in einer anderen manipulierbaren Form erstellt ist – zum Beispiel mit einer Excel-Tabelle –, wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Das gilt für alle Fahrtenbücher, die nachgebessert, verändert oder überschrieben werden können.

Grundsätzlich gilt: Trage jede Fahrt am besten direkt nach deiner Ankunft ins Fahrtenbuch ein. Denn du musst dein Fahrtenbuch ununterbrochen das ganze Jahr führen und die Fahrten chronologisch aufschreiben. Tust du das nicht, ist es wahrscheinlich, dass das Finanzamt dein Fahrtenbuch nicht anerkennt. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) als oberstes deutsche Steuergericht bereits mehrfach in Urteilen deutlich gemacht.

 

Welche Fahrten müssen ins Fahrtenbuch?

Die meisten Informationen musst du eintragen, wenn du im Auftrag deines Arbeitgebers unterwegs bist: Datum, konkretes Reiseziel, Reisezweck und den Kilometerstand nach der Fahrt, am besten auch die Abfahrts- und Rückkehrzeiten. Denn für die Zeit beim Kunden oder auf der Baustelle gibt es gegebenenfalls Verpflegungspauschbeträge.

Fahrten zwischen deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte musst du auch vermerken. Bei Privatfahrten brauchst du allerdings nur die gefahrenen Kilometer anzugeben.

Übrigens: Fehlende Mindestangaben im Fahrtenbuch dürfen nicht durch zusätzliche Dokumente ersetzt werden. Allgemeine Bezeichnungen wie “Dienstfahrt” oder “Außendienst” für beruflich veranlasste Reisen reichen laut BFH nicht aus.

 

Was passiert, wenn ich das Fahrtenbuch nicht richtig führe?

Wenn du nur eine Anforderung nicht erfüllst, kann das Finanzamt dein Fahrtenbuch ablehnen. Dann wird dein Dienstwagen nach der 1-Prozent-Regelung versteuert.

Für Dienstfahrten mit dem privaten Wagen darfst du maximal mit 0,30 EUR pro Kilometer kalkulieren, wenn dein Fahrtenbuch nicht anerkannt wird – ohne Rechnungen und Belege kann es sogar sein, dass du gar keine Fahrtkosten absetzen darfst.

 

Einmal Fahrtenbuch, immer Fahrtenbuch?

Du kannst jedes Jahr neu entscheiden, wie du deine Dienstfahrten beim Finanzamt abrechnen willst. Gleiches gilt, wenn du ein neues Auto vom Chef bekommst.

 

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